Denne personvernerklæringen handler om hvordan SOS-barnebyer samler inn og bruker personopplysninger.

Generelt

SOS-barnebyer behandler (bruker) personopplysninger i henhold til personopplysningsloven fra juli 2018 samt gjeldende forskrifter.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger, i SOS-barnebyer er det vår generalsekretær, Sissel Aarak.

Personvernerklæringen gjelder for deg som er fadder, giver eller på annen måte er støttespiller til SOS-barnebyer.

Alle våre faste givere må være 18 år. Dersom vi skal registrere et fadderskap eller en fastgiveravtale på en person under 18 år, må dette registreres sammen med en myndig person.

Grunnlaget for vår behandling av personopplysninger

Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er avtalen vi har med deg. I enkelte tilfeller vil behandlingen skje etter det personopplysningsloven definerer som “berettiget interesse”, med vår alles formål om å gi god omsorg for barna vi hjelper. Vi behandler også noen personopplysninger for markedsføringsformål.

Når det gjelder personopplysninger som behandles for å innrapportere til skattemyndighetene om skattefradrag samt innfrielse av våre plikter i henhold til regnskap- og bokføringsloven, har vi hjemmel i spesiallovgivningen.

Behandling av personopplysninger

Vi lagrer og behandler informasjon om våre faddere, givere og støttespillere for å:

• bekrefte at vi har korrekt identitet på deg
• administrere og følge opp forpliktelsene vi har i avtalen med deg
• ta imot bidrag fra deg
• formidle informasjon om SOS-barnebyer
• sikre korrekt, god og sikker informasjonsflyt mellom giver og fadderbarn ved fadderskap
• kunne yte god service, eksempelvis håndtere dine henvendelser på korrekt og profesjonell måte dersom du skulle kontakte oss vedrørende faktureringer, betalingsoppfølging og utøvelse av dine rettigheter
• informere relevant, målrettet og kostnadseffektivt i ulike kanaler om vårt formål, arbeid og resultater generelt, ditt fadderskap spesielt og andre eventuelle støttemuligheter som finnes hos oss
• kunne bruke personopplysninger til å begrense eller målrette informasjon og markedsføring tilpasset ditt giverforhold og dine interesser i sosiale medier med mål om å bruke midlene våre mest effektivt
• kunne gjennomføre remarketingaktiviteter
• kunne innberette til myndighetene at du skal ha skattefradrag for bidrag dersom du skulle ønske dette

Er du giver til SOS-barnebyer vil vi samle inn og behandle ditt navn, kontaktopplysninger og eventuelt fødselsnummer og kontonummer avhengig av hvordan du gir. Personopplysningene behandles for å kunne følge opp giverforhold (GDPR artikkel 6 (1) bokstav b) og for å rapportere gaver til Skatteetaten om giveren ønsker dette (GDPR artikkel 6 (1) bokstav b og bokstav c). I sistnevnte forbindelse behandles det også fødselsnummer, som er nødvendig for rapportering til Skatteetaten. Personopplysningene slettes når giverforholdet opphører om det ikke er nødvendig for å beholde opplysningene bl.a. i tilknytning for rapportering til Skatteetaten, andre offentlige myndigheter eller regnskapsformål. Opplysninger som rapporteres og behandles for regnskapsformål behandles i maksimum seks år, som er lovpålagt plikt. I henhold til adferdsnormen for frivillige organisasjoner vil vi kunne kontakte givere, også i digitale kanaler som sms og e-post, i inntil tre år etter siste bidrag er gitt.

Hvilke opplysninger lagrer vi om deg?

Vi lagrer det som er viktig for å kunne følge opp ditt engasjement. Opplysninger vi registrerer kan være navn, fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, postadresse og hvordan du støtter vårt arbeid. Dette er personopplysninger du gir oss gjennom å være fadder, giver eller støttespiller.

Vi innhenter og oppdaterer opplysninger fra en tredjepart, for å sikre at vi har riktige opplysninger om våre givere og støttespillere.

For å gi deg best mulig oppfølging og mest mulig relevant kommunikasjon vil vi i tillegg, enten selv eller ved bruk av underleverandør, bruke personopplysninger du har oppgitt til oss til å sannsynlighetsberegne hvilke ulike målgrupper vi tror du kan tilhøre, og å ekskludere eller inkludere deg innenfor ulike typer kommunikasjon på e-post og i sosiale medier.

Dine rettigheter

SOS-barnebyer ivaretar din rett til innsyn, endring og sletting av kontaktopplysninger, samtykker og preferanser. Du kan logge deg inn på din personlige side for å se og endre kontaktopplysninger og samtykker.

Du kan enkelt reservere deg mot å motta e-post, SMS og post. Det vil alltid være en lenke som følger med disse utsendelsene som du kan benytte til reservasjoner. Ønsker du å reservere deg mot å motta post, kan du logge deg inn på din personlige side eller ta kontakt med oss.

Ønsker du å si opp fadderskapet eller fastgiveravtalen kontakt oss på e-post eller telefon 23 35 39 00.

Dersom du mener vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter loven, er du velkommen til å ta kontakt med oss. Du kan også klage til Datatilsynet.

Markedsføring

Som ideell organisasjon jobber vi primært for å samle inn mest mulig støtte til vårt formål – som er at ingen barn skal vokse opp alene. Det hører herunder til at vi jobber slik at vi benytter våre opptjente midler best mulig, slik at så mye som mulig går til barna som trenger det.

En måte vi kan være kostnadseffektive på er å sikre at kommunikasjonen vår er mest mulig treffsikker slik at vi kan nå dem som med størst sannsynligvis responderer på de ulike budskapene våre, og ekskludere de som allerede har respondert.

Dette skaper også mindre støy for publikummet vårt, og sørger for at SOS-barnebyers kommunikasjon er mer relevant. Du kan når som helst reservere deg fra dette inne på din personlige side.

Databehandleravtale

Vi deler kun personopplysninger med de samarbeidspartnere, selskaper eller underleverandører som trenger opplysningene for å levere tjenester og utføre oppgaver på vegne av oss. Det er SOS-barnebyer som har databehandleransvaret, og i disse tilfellene har vi databehandleravtaler som sikrer at opplysningene kun brukes til det oppdraget det er signert avtale for og i den tiden avtalen gjelder.

Søke jobb i SOS-barnebyer

Hvis du søker jobb i SOS-barnebyer vil vi behandle personopplysninger om deg. Dette gjør vi for å kunne administrere din søknad, for å kunne selektere kandidater i rekrutteringsprosessen og for å foreta ev. referansesjekk. Hvilke personopplysninger vi samler inn kan variere basert på hva slags stilling du søker. I de fleste tilfeller innhenter vi følgende opplysninger:

• generell informasjon: navn, fødselsdato og nåværende arbeidsforhold
• kontaktinformasjon: telefonnummer, e-postadresse og postadresse
• jobbsøknadsinformasjon: søknad, CV, referanser, attest, vitnemål og kursbevis

Personopplysninger som blir innhentet lagres så lenge rekrutteringsprosessen pågår, og vil bli slettet så snart prosessen er avsluttet. Hvis du får jobb hos oss lagres personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning.

Særlig hensyn til personvern for barna vi hjelper

Barns rett til privatliv, slik det er nedfelt i Barnekonvensjonen, ligger til grunn for SOS-barnebyers arbeid. Av hensyn til barnas personvern og sikkerhet har vi utfyllende regler og retningslinjer som gjelder i alle land hvor vi er etablert. I tillegg følger vi personvernreglene i hvert enkelt land.

Strengere personvernregler i mange land er en av grunnene til at vi nå går bort fra barnefadderskap. For alle som ennå er fadder for et enkelt barn, gjelder reglene om å håndtere alle opplysninger de får om barnet som private, og aldri publisere eller dele navn eller bilde.

Å sette barns omsorgssituasjon på dagsorden er en del av vårt samfunnsoppdrag. For å kunne skape engasjement og skaffe støtte til barn og familier i vår målgruppe er vi avhengige av å vise behovet for tiltak for barn og familier. Vår kommunikasjon skal alltid være ekte og sannferdig, men får å ivareta barnas personvern, endrer vi navn og unngår opplysninger og bildebruk som kan være direkte identifiserende.